Pelatihan Administrasi Kesekretariatan Muslimat Hidayatullah: Ikhtiar Menggerakkan Roda Organisasi

JAKARTA — Pengurus Pusat Muslimat Hidayatullah (PP Mushida) menyelenggarakan Pelatihan Administrasi Kesekretariatan pada Ahad, 27 September 2026. Mengusung tema “Merangkai Administrasi, Menggerakkan Organisasi”, kegiatan ini menghadirkan Sekretaris Jenderal PP Mushida, Zahratun Nahdhah, S.H.I., M.Pd., sebagai pemateri.

Pelatihan tersebut menjadi bagian dari ikhtiar PP Mushida dalam memperkuat tertib administrasi dan kesekretariatan agar lebih rapi, sistematis, efektif, dan profesional. Kesekretariatan dipandang bukan sekadar urusan administratif, tetapi salah satu unsur penting yang mendukung keberlangsungan roda organisasi.

“Administrasi yang baik bukan sekadar membuat organisasi terlihat rapi. Lebih dari itu, administrasi membantu organisasi untuk bekerja lebih terarah, berkomunikasi lebih efektif, menjaga kesinambungan program, dan meninggalkan rekam jejak yang dapat diwariskan kepada generasi berikutnya,” ujar Zahratun.

Dalam pelaksanaan tugas di tingkat Pengurus Wilayah (PW) dan Pengurus Daerah (PD), sekretaris memiliki peran penting dalam menjaga alur komunikasi, dokumentasi, serta rekam jejak berbagai aktivitas organisasi. Karena itu, seorang sekretaris tidak cukup hanya memiliki kemampuan membuat surat, tetapi juga perlu memiliki ketelitian, kemampuan mengorganisasi dokumen, keterampilan menulis, serta pemahaman terhadap kebutuhan organisasi.

“Seorang sekretaris tidak cukup hanya mampu membuat surat. Ia juga perlu memiliki ketelitian, kemampuan mengorganisasi dokumen, kemampuan menulis, dan pemahaman terhadap kebutuhan organisasi,” jelasnya.

Pelatihan ini secara khusus berfokus pada empat dokumen yang dekat dengan aktivitas organisasi, yaitu surat-menyurat, Term of Reference (TOR), proposal, dan laporan kegiatan. Keempat dokumen tersebut menjadi bagian penting dalam proses perencanaan, pelaksanaan, komunikasi, hingga pertanggungjawaban sebuah kegiatan.

“Surat-menyurat, TOR, proposal, dan laporan mungkin terlihat sederhana. Namun, melalui dokumen-dokumen inilah gagasan dikomunikasikan, kegiatan direncanakan, amanah dipertanggungjawabkan, dan perjalanan organisasi terdokumentasikan,” lanjut Zahratun.

Melalui pelatihan tersebut, peserta tidak hanya mendapatkan pemahaman mengenai teori administrasi, tetapi juga diajak belajar melalui contoh, latihan, dan bedah dokumen. Pendekatan praktis ini diharapkan dapat membantu para sekretaris memahami prinsip penyusunan dokumen sekaligus menerapkannya secara langsung dalam tugas kesekretariatan.

Dalam pelaksanaan tugas di tingkat PW dan PD, penguatan kapasitas sekretaris dinilai penting agar dokumen administrasi organisasi dapat disusun secara sistematis, seragam, dan sesuai dengan kebutuhan kelembagaan. Keseragaman format dan pemahaman terhadap prinsip dasar penyusunan dokumen juga diharapkan dapat memudahkan koordinasi antara PP, PW, dan PD.

“Melalui pelatihan ini, kita ingin memperkuat kemampuan tersebut secara praktis. Kita belajar bukan hanya tentang teori, tetapi juga melalui contoh, latihan, dan bedah dokumen,” ungkapnya.

Administrasi yang tertib pada akhirnya bukan sekadar persoalan kerapian dokumen. Administrasi membantu organisasi bekerja lebih terarah, menjaga kesinambungan program, memperkuat komunikasi, serta mendokumentasikan berbagai aktivitas sebagai rekam jejak organisasi.

Melalui Pelatihan Administrasi Kesekretariatan ini, PP Mushida berharap para sekretaris di tingkat wilayah dan daerah semakin memiliki bekal praktis untuk menjalankan amanah kesekretariatan dengan lebih tertib, teliti, dan profesional. Dengan demikian, kesekretariatan tidak hanya menjadi fungsi pendukung, tetapi turut menjadi bagian penting dalam menggerakkan dan menjaga keberlangsungan organisasi.